¿Por qué la pandemia del Coronavirus ha cambiado la forma de reunirse?

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Durante el confinamiento mundial, las reuniones en línea y las charlas virtuales han adquirido un nuevo significado. Gracias a ellas, los encuentros digitales cara a cara son posibles, cuando el contacto en persona no es viable. La propagación del Coronavirus ha enfrentado al mundo globalizado a desafíos inimaginables y ha tenido un gran impacto sobre él. Aquí explicaremos la razón por la que las reuniones virtuales son la nueva norma luego de la crisis generada por el virus y la razón por la que la cultura de reuniones de empresas debe ser rediseñada.
Este artículo señala el comienzo de una serie sobre "La nueva manera de reunirse luego del Coronavirus: Las razones por las que cambiará la comunicación entre empresas". Durante las próximas semanas y los próximos meses, encontrarán artículos en nuestro blog en los que se desarrollarán en profundidad soluciones y estrategias para este tema.
Entre otras cosas, la pandemia del Coronavirus ha dejado dos cuestiones en claro: En primer lugar, la importancia del contacto y la comunicación intrapersonal, en especial en tiempos difíciles. Y por otro lado ha demostrado que aquellos que tomaron la transformación digital como una cuestión seria y están preparados para adaptarse rápidamente a las nuevas situaciones, se fortalecen en estos tiempos de crisis. El número de reuniones en línea creció de forma exorbitante a nivel mundial. Globalmente, la cifra de descargas de reuniones de Zoom en la Nube, sólo a través de la App Store de Apple, creció de 2,35 millones en febrero de 2020 a 35,95 millones en abril de ese mismo año.
La aceptación de las soluciones digitales también ha aumentado entre aquellos que previamente han tenido poco contacto con las reuniones en línea y las charlas virtuales o simplemente preferían las reuniones en persona. La crisis nos ha demostrado que las herramientas modernas de comunicación son indispensables para sostener tanto la economía, como así también las reuniones intrapersonales. Millones de personas en todo el mundo pudieron mantenerse conectados gracias a la comunicación en línea y también pudieron mantenerse creativos y productivos a través del trabajo remoto en ocasiones en las que no fue posible reunirse en persona. Rápidamente se desarrollaron nuevos hábitos de trabajo colaborativo.
Menos viajes, más conexión remota: La crisis obliga a la economía a rediseñar varios aspectos.
La crisis del Coronavirus y sus consecuencias, requiere que las empresas recorten gastos de manera constante. Y como ya hemos notado en distintos momentos, las reuniones presenciales no siempre se amortizan al cien por ciento con viajes y alojamiento. El confinamiento mundial durante la pandemia del Coronavirus hizo que los viajes por reuniones de trabajo fueran casi imposibles. Al mismo tiempo, sin embargo, la crisis demostró que muchos viajes de negocios no son necesarios. No tiene sentido viajar cientos de kilómetros sólo por una reunión de dos horas, si los participantes en cambio pueden llevar a cabo un encuentro en línea con excelente calidad de imagen y sonido.
En el futuro, las empresas evitarán los viajes de negocios cuando sea posible, en pos de proteger la salud de sus empleados y economizar los gastos y el tiempo (de traslado de un lugar a otro). Al mismo tiempo, las empresas pueden mostrar un ejemplo positivo en cuanto a la sustentabilidad y ayudar a proteger el medioambiente y reducir las emisiones de dióxido de carbono.




Durante el confinamiento mundial, los viajes de negocios eran difíciles de realizar. Foto por Markus Winkler on Unsplash

Las reuniones en persona en comparación con las reuniones en línea: gasto estimado de un viaje de negocios vs. gastos de configuración de una sala virtual de reuniones.

Viaje de negocios ida y vuelta desde Hannover hasta Múnich (por persona) con equipamiento estándar

Sala de reuniones de tamaño mediano con equipamiento premium

Sala de reuniones de gran tamaño con equipamiento premium

Vuelos: 450 Euros

Mesa para hasta 12 personas: 2000 Euros 

Mesa para hasta 18 personas: 3000 Euros

Alojamiento de hotel por una noche: 120 Euros

Sillas para hasta 12 personas: 12 x 200 Euros

Mesas para hasta 18 personas: 18 x 200 Euros

Servicio de comida y bebida: 15 Euros

 

Pantalla de 65 pulgadas: 1500 Euros

2 pantallas de 65 pulgadas: 3000 Euros

Taxi: 35 Euros

Sistema de conferencias MS

Team (por ejemplo

Logitech Rally): 4000 Euros

MS Teams Conference

Systm Bundle Bose / Sennheiser: 8500 Euros 

620 Euros

9.900 Euros

18.100 Euros

 

En el caso hipotético de que un empleado viaje en avión una distancia promedio de 600 kilómetros (HH>MUC) un promedio de seis veces al año por asuntos profesionales, el costo de viaje para una sola persona es aproximadamente de 3.720 Euros al año. Los costos extraordinarios de equipamiento para una sala de reuniones de tamaño mediano rondan en aproximadamente 9.900 Euros, y los costos para equipar una sala de reuniones de gran tamaño son de aproximadamente 18.100 Euros.
Este es el primer aprendizaje de la crisis: las reuniones en línea son una alternativa a los viajes de negocios o reuniones en persona, que están orientadas al futuro y en las que se economiza el presupuesto. La condición previa para que esto sea posible es que se configure una sala profesional de reuniones, en la que sea viable llevar a cabo una auténtica reunión.
Las reuniones ordinarias en línea no son suficientes: necesitamos la garantía de una auténtica cultura de reuniones
Es sabido que las reuniones en línea nunca serán una fiel reproducción de la comunicación en persona porque simplemente no existe la presencia inmediata física en el mismo lugar. Sin embargo, la crisis del Coronavirus demostró que urgen otras alternativas cuando viajar no es posible y la modalidad de “home office” ha llegado a su límite. Esto aplica especialmente a las reuniones de suprema importancia, en las que la falta de la interacción en persona y la comunicación no verbal en directo deben ser compensadas de manera profesional. Por todo esto, la segunda lección que debe aprenderse de esta crisis es que –sin importar el contenido de la reunión- el equipamiento y el diseño de una sala de reuniones son decisivos a la hora de determinar si los aspectos de la comunicación digital cara a cara se pueden transmitir a los participantes de una reunión remota- como por ejemplo las expresiones faciales y los gestos, el lenguaje corporal así como también la apariencia y la manera en que una persona se desempeña en la sala. Lo que se necesita es un ambiente de reunión con herramientas y tecnología apropiada que sean equivalentes a las de una auténtica reunión en persona.
Para reuniones de gran importancia es particularmente significativo crear una auténtica atmósfera de reunión. Esto se refiere a crear situaciones comunicativas que se asemejen lo más posible a encuentros en persona. La voz, las expresiones faciales y los gestos, así como también los movimientos de la persona en la sala deben transmitirse perfectamente. Esto hace que la presencia digital genere un sentimiento de conexión mental y social –incluso si los participantes no están físicamente presentes en la misma sala. Esta es la única manera de garantizar que las reuniones profesionales en línea no sean de inferior calidad que las reuniones usuales en persona.
Las razones por las que las reuniones con inversores no se pueden llevar a cabo desde la mesa de la cocina:

Durante la crisis del Nuevo Coronavirus, muchas personas trabajan desde sus hogares y mantienen la comunicación con su equipo de trabajo. Esto funciona muy bien incluso sin equipamiento profesional. Sin embargo para las reuniones particularmente importantes, por ejemplo una reunión con un inversor en la que se realizan presentaciones, el espacio físico en el que regularmente se lleva a cabo el “home office” con una laptop, cámara y auriculares, simplemente no es suficiente. Muchos gerentes incluso se han trasladado en ocasiones hacia las sedes de sus empresas durante la pandemia para utilizar allí la sala de reuniones profesional. Pero ¿por qué? En dichas reuniones no solo existe una fuerte presencia digital y una impresión profesional importante, sino que también una conexión extraordinaria –del mismo modo que sucede si se llevase a cabo una reunión en persona en el mismo espacio físico. Es difícil imaginar lo que sucedería si la cámara de pronto se apagara o si la transmisión de la reunión con la junta directiva de una empresa de Promedio Industrial Dow Jones se atascara como un robot.

Pero, ¿cuáles son los factores que distinguen a estas reuniones de las reuniones semanales del equipo o reuniones de proyectos? Dichas reuniones son acerca de contenido y/o decisiones con consecuencias a largo plazo. Reestructuraciones, cifras de negocio del año anterior o la presentación de un nuevo proyecto. En pocas palabras: Los participantes deben confiar al cien por ciento en el equipamiento, la tecnología y las herramientas necesarias para poder hacer foco por completo en el contenido. Muchas personas han utilizado las salas de reuniones profesionales a modo de espacio de trabajo conjunto durante la pandemia. Por ejemplo, cuando se trató de una entrevista importante de trabajo o la presentación de un gran proyecto. Así que en todos los casos, lo más importante era llevar a cabo la reunión en un espacio en el que nada pudiera fallar y en el que la tecnología debía funcionar de manera cien por ciento confiable. Para dichos encuentros, la mejor opción son las salas de reunión equipadas de manera profesional.




Una sala de conferencias equipada profesionalmente es de gran importancia para auténticas reuniones.

¿Cuáles son las ventajas que ofrece una sala de reuniones equipada de manera profesional comparada con el equipamiento estándar o directamente desde la laptop?

• Atmósfera auténtica de reunión (equipo mobiliario, luces, herramientas y tecnología) para el trabajo colaborativo entre ubicaciones con total flexibilidad.
• Tecnología propia para las salas de reunión que ya está previamente instalada. De esta manera se ahorra tiempo y es confiable.
• No se necesita una configuración nueva para cada reunión -las reuniones ad hoc se pueden llevar a cabo en cualquier momento.
• Gracias a la conexión de la empresa, el buen funcionamiento del hardware y el software está garantizado.
• La buena calidad de los productos hace que la comunicación sea óptima.
• Una sala de reuniones de índole profesional subraya la profesionalidad y el prestigio de una empresa.

Tan eficaz como si fuese en vivo y en directo: Estos componentes se necesitan para una auténtica reunión en línea. Muchas personas aprecian la atmósfera y el ambiente que se genera cuando se reúnen en una sala, aumenta su creatividad, intercambian ideas, se inspiran los unos a los otros y trabajan de manera productiva en un proyecto. Todo se trata de las interacciones personales y del desarrollo de las distintas personalidades y el carácter de los diferentes participantes de la reunión. Muchos temen que dicha atmósfera no pueda recrearse en las reuniones en línea. Pero tanto la función de algunos pocos factores –aunque, debemos admitir que muy importantes- como por ejemplo el equipo mobiliario, la iluminación, los colores y el diseño como la tecnología correcta, se necesitan para llevar a cabo una reunión de manera digital. (Encuentre más información sobre este tema en esta entrevista con el arquitecto Pascal Scheidegger interesting interview with the architect Pascal Scheidegger).

Tecnología profesional para experimentar auténticas reuniones:

La comunicación con los participantes externos de una reunión en línea debe sentirse tan real como en una conversación convencional en persona. El audio de buena calidad es esencial para el propicio intercambio de información. El requisito más importante para que esto suceda es una sala de reuniones configurada con equipos técnicos óptimos.
Por estos motivos, el equipo Sennheiser desarrolló el ES1 Ceiling Audio Solution ES1 Ceiling Audio Solution en cooperación con Bose como una solución para conferencias completamente integrada. Este equipo para salas de reuniones consta del altavoz EdgeMaz EM180 direccionalmente alineado, el procesador ControlSpace EX-440C, el amplificador PowerSpace P2600A, y el micrófono de techo TeamConnect Ceiling 2, de Sennheiser. Dicho paquete ES1 Ceiling Audio Solution está certificado por Microsoft Teams y es compatible con ZOOM.

La serie de Sennheiser: “La nueva cultura de las reuniones después del Coronavirus: ¿por qué la comunicación entre nuestras empresas cambiará?”

Si quieren informarse aún más acerca de las reuniones auténticas y la presencia digital en reuniones en línea, encontrarán más información acerca de este tema aquíen el blog en nuestra serie acerca de "La nueva manera de reunirse luego del Coronavirus: Las razones por las que cambiará la comunicación entre empresas".

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